Ako wflow.com funguje

Pozrite sa, ako proces funguje.

Základným princípom wflow.com je príjem dokladov v elektronickej podobe na zberný e-mail fakturace@firma.cz a ich automatická príprava pre ďalšie schválenie a spracovanie.

Príprava znamená vyťažení dokladov za pomoci strojového čítanie umelou inteligenciou.

Doklad uložený vo wflow.com môžete následne upravovať, priraďovať mu strediská, zákazky i platobné priority.

Po schválení ho wflow.com automaticky zaúčtuje do vášho účtovného systému a uloží k dlhodobej online archiváci.

Přijetí dokladů ke zpracování

Kromě nahrání dokladů přes sběrný e-mail je také můžete jednoduše vyfotit naší mobilní aplikací nebo nahrát přes webové rozhraní. wflow.com z nich zpracuje data stejným způsobem.

1
Přijetí dokladů ke zpracování

Vytěžení dat

Obsah přijatých dokladů včetně položek vytěží umělá inteligence Rossum. Díky velmi nízké chybovosti (2 %) nevyžadují vytěžené doklady zásadní manuální úpravy. wflow.com také dokáže extrahovat data ze souborů ve formátu ISDOC, který umí vytvořit téměř všechny účetní systémy.

2
Vytěžení dat

Uložení dokladů ve wflow.com

Digitální doklady ve formě strukturovaných dat jsou uloženy k dalším úpravám v uživatelském prostředí wflow.com.

3
Uložení dokladů ve wflow.com

Schvalování a úpravy dokladů

Před samotným schválením můžete doklady upravovat, přiřazovat jim střediska, zakázky i platební priority. Proces schvalování má neomezený počet úrovní a práci tak lze rozdělit mezi více lidí.

4
Schvalování a úpravy dokladů

Zaúčtování do účetního systému

Po úspěšném schválení dokladů wflow.com přistoupí k automatickému zaúčtování. Díky integraci s vaším účetním softwarem je účtování dokončeno v řádu minut.

5
Zaúčtování do účetního systému

Uložení dokladů v online archivu

Zaúčtované doklady jsou souběžně uloženy s kvalifikovanými časovými razítky a podpisy v online archivu splňujícím nařízení Evropské unie eIDAS a GDPR.

6
Uložení dokladů v online archivu

Proces implementace wflow.com

Vyzkoušení testovací verze zdarma

Vyzkoušení testovací verze zdarma

Svůj testovací přístup aktivujete jednoduše na webu wflow.com. Následně už můžeme diskutovat vaše konkrétní dotazy a požadavky.

Kontakt přes web nebo telefonicky

Kontakt přes web nebo telefonicky

Klíčovou informací určující náročnost implementace je, jaký využíváte účetní systém. Pokud není mezi aktuálně přednastavenými systémy, připravíme pro vás návrh implementace na míru. V opačném případě můžeme ihned přistoupit k aktivaci.

Plně aktivní wflow.com

Plně aktivní wflow.com

Po kontrole funkčnosti přenosu dat mezi wflow.com a vaším účetním systémem je vše připraveno k používání. V případě potřeby pomůžeme také s vysvětlením funkcionalit pro vaše zaměstnance.

wflow.com automatizuje účetnictví beze změny účetního systému.
Pro správné fungování se tedy potřebuje spojit s vaším účetním systémem a vytvořit si s ním komunikační most.

Implementace je jednodušší.
Když vlastníte jeden z přednastavených účetních systémů (aktuálně: Pohoda CZ + SK, HELIOS Orange CZ + SK, ABRA Flexi CZ + SK, 6K CZ + SK, Money S3, DUEL, Aconto). V opačném případě vám navrhneme implementaci včetně vytvoření komunikačního mostu přímo pro váš účetní systém. Můžete využít propojení přes ISDOC nebo API.

Začít používat wflow.com je jednoduché.
Kromě nízkých nebo žádných nákladů na implementaci není na vaší straně vyžadována žádná další investice (hardware, software). Stačí běžný počítač, notebook nebo mobil s internetovým připojením.

S čím mi pomůže

Automatický příjem dokladů, schvalování online

  • Příjem dokladů přes sběrný e-mail, API či mobilní aplikaci
  • Možnost extrahovat data ze souborů ve formátu ISDOC
  • Zabezpečený a transparentní příjem a předávání dokladů
  • Zrychlení a zjednodušení procesu schvalování
  • Neomezený počet úrovní online schvalovacího procesu
  • Výrazné usnadnění oběhu digitálních dokladů ve firmě
  • Rozúčtování nákladů až na tři controllingové objekty (středisko, zakázka, činnost)
  • Zamykání dokladů po zaúčtování proti neautorizovaným úpravám

Doklady vždy po ruce, archivace online

  • Dlouhodobá online archivace splňující legislativu EU (eIDAS, GDPR compliant)
  • Kvalifikované elektronické podpisy a časová razítka pro účely auditu
  • Možnost opatřit doklady popisky (metadaty) pro pozdější dohledání
  • Přehledné vyhledávání v archivu s využitím detailních popisků dokladů

Propojení s dalšími systémy, automatické účtování

  • Možnost propojení s jakýmkoli účetním softwarem (ERP)
  • Automatické zaúčtování přijatých dokladů včetně položek
  • Možnost propojení s jakýmkoli softwarem na vytěžování dat, k dispozici přednastavená propojení s oblíbenými ERP
  • Přístup k dokladům z vašeho ERP přímo z portálu wflow.com

Zabezpečení dat, řízení práv uživatelů

  • Vysoké zabezpečení včetně šifrování ve standardu internetového bankovnictví
  • Vlastní řízení práv pro editaci a schvalování dokladů na úrovni uživatelů
  • Možnost dvoufaktorové autorizace s použitím mobilní aplikace wflow.com
Kompletní historie, průkaznost dokladů

Kompletní historie, průkaznost dokladů

  • Průkazná auditní stopa historie úprav dokladů
  • Kompletní komunikace k jednotlivým dokladům
  • Přehledné uložení a řízení verzí dokladů
  • Možnost obnovení smazaného dokladu (do 1 měsíce)
  • Neustálý přehled o všech dokladech (přijatých, ke schválení, zaúčtovaných)
  • Centralizace dat pro snadné zpětné dohledání

Nákupní proces, práce s objednávkou

  • Možnost vytváření a schvalování nákupních objednávek
  • Stažení objednávky do PDF souboru
  • Odeslání objednávky e-mailem dodavateli
  • Potvrzení dodání služby či zboží z objednávky
  • Automatické párování přijatých faktur s objednávkami
  • Manuálně volitelné hodnoty z číselníků
  • Import číselníků z vlastních souborů 
Vystavování faktur

Vystavování faktur

  • Možnost vytvoření vydané faktury
  • Odeslání faktury e-mailem klientovi
  • Volitelné hodnoty z číselníků
  • Stažení faktury do PDF souboru

Další užitečné funkce

  • Každý uživatel má přístup do libovolného počtu organizací (dle přístupových práv)
  • Webové rozhraní optimalizované pro mobily, možnost schvalovat doklady z mobilu
  • Česká, slovenská, německá a anglická jazyková mutace
  • Vlastní mobilní aplikace wflow.com pro přijímání dokladů (vyfocením)
  • Možnost co-brandingu uživatelského prostředí wflow.com logem vaší firmy

Technologie a zabezpečení

Microsoft Azure

Microsoft Azure

Vaše doklady jsou vždy v bezpečí. wflow.com stojí na službách škálovatelných datových center Microsoftu s nejvyšším zabezpečením na trhu. Uživatelské prostředí je díky nim rychlé a uložená data vždy splňují aktuální nařízení Evropské unie.

Šifrování

Šifrování

Pro zajištění vysoké bezpečnosti používáme technologii 256bitové Advanced Encryption Standard (AES), která je šifrovacím standardem například internetového bankovnictví nebo komunikace armádních složek.

GDPR compliant

GDPR compliant

Pro splnění všech zákonných požadavků nařízení Evropské unie o GDPR využívá veškerá infrastruktura wflow.com pouze datová centra Microsoftu umístěná v rámci Evropské unie.

PaaS

Služba wflow.com využívá moderní řešení PaaS (Platform as a Service), kdy uživatel získá online přístup k výkonnému řešení, které ale nezatěžuje jeho počítač a nevyžaduje dokoupení hardwaru. Výkon zajišťuje strana služby wflow.com, v našem případě Microsoft Azure.

TLS/SSL

Komunikace mezi uživatelem a servery wflow.com je zabezpečena pomocí takzvaných TLS/SSL protokolů (také známých jako HTTPS) a opatřena certifikátem vystaveným Microsoft CA. Pro ověření samotných přístupů je dále použit protokol OAuth2.

SLA

Dostupnost služby wflow.com v čase je na vysoké úrovni 99,5 % garantovaného SLA (Service-level agreement). Své doklady tak máte kdykoli k dispozici.

Georeplikace

wflow.com využívá online georeplikaci Microsoft Azure, která zajišťuje maximální dostupnost služby za všech okolností. Databáze wflow.com jsou téměř simultánně ukládány na dvou místech a v případě jakéhokoli ohrožení jedné z nich čerpá systém automaticky z té druhé. Uživatel má tak systém wflow.com vždy dostupný bez ohledu na vnější vlivy.

Mobilní aplikace

Kromě desktop řešení dostupného z mobilního telefonu je součástí služby wflow.com také mobilní aplikace pro iOS a Android. Ta umožňuje mimo jiné pohodlné nahrávání dokladů do systému pouhým vyfocením.

Dvoufaktorová autentifikace

Pro ještě větší zabezpečení je možné si aktivovat dvoufaktorovou autentifikaci uživatele prostřednictvím mobilní aplikace wflow.com.

Vyskúšajte zadarmo

wflow pomáha s prechodom na elektronické účtovníctvo.
Nasadenie je jednoduché a rýchle.

Začať s wflow