Ako wflow.com funguje

Pozrite sa, ako proces funguje.

Základným princípom wflow.com je príjem dokladov v elektronickej podobe na zberný e-mail fakturacia@firma.sk a ich automatická príprava pre ďalšie schválenie a spracovanie.

Príprava znamená vyťažení dokladov za pomoci strojového čítanie umelou inteligenciou.

Doklad uložený vo wflow.com môžete následne upravovať, priraďovať mu strediská, zákazky i platobné priority.

Po schválení ho wflow.com automaticky zaúčtuje do Vášho účtovného systému a uloží k dlhodobej online archiváci.

Príjem dokladov na spracovanie

Okrem nahrania dokladov cez zberný e-mail ich tiež môžete jednoducho vyfotiť našou mobilnou aplikáciou alebo nahrať cez webové rozhranie. wflow.com z nich spracuje presné dáta a rovnakým spôsobom.

1
Príjem dokladov na spracovanie

Vyťaženie dát (bez prepisovania)

Obsah prijatých dokladov vrátane položiek vyťaží umelá inteligencia Rossum. Vďaka veľmi nízkej chybovosti (2%) nevyžadujú vyťažené doklady zásadné manuálne úpravy. wflow.com tiež dokáže extrahovať dáta zo súborov vo formáte ISDOC, ktorý dokáže vytvoriť takmer všetky účtovné systémy.

2
Vyťaženie dát (bez prepisovania)

Uloženie dokladov vo wflow.com

Digitálne doklady vo forme štruktúrovaných dát sú uložené na ďalšie úpravy v užívateľskom prostredí wflow.com.

3
Uloženie dokladov vo wflow.com

Schvaľovanie a úpravy dokladov

Pred samotným schválením môžete doklady upravovať, priraďovať im strediská, zákazky aj platobné priority. Proces schvaľovania má neobmedzený počet úrovní a prácu tak možno rozdeliť medzi viacerých ľudí.

4
Schvaľovanie a úpravy dokladov

Zaúčtovanie do účtovného systému

Po úspešnom schválení dokladov wflow.com pristúpi k automatickému zaúčtovaniu. Vďaka integrácii s Vašim účtovným softvérom je účtovanie dokončené v priebehu niekoľkých minút.

5
Zaúčtovanie do účtovného systému

Uloženie dokladov v online archíve

Zaúčtované doklady sú súbežne uložené s kvalifikovanými časovými pečiatkami a podpismi v zabezpečenom online archíve spĺňajúcom nariadenia Európskej únie eIDAS a GDPR.

6
Uloženie dokladov v online archíve

Proces implementace wflow.com

Vyskúšanie testovacej verzie zadarmo

Vyskúšanie testovacej verzie zadarmo

Svoj testovací prístup aktivujete jednoducho na webe wflow.com. Následne s Vami preberieme Vaše konkrétne otázky a požiadavky.

Kontakt cez web alebo telefonicky

Kontakt cez web alebo telefonicky

Kľúčovou informáciou určujúcou náročnosť implementácie je, aký využívate účtovný systém. Pokiaľ nie je medzi aktuálne prednastavenými systémami, pripravíme pre Vás návrh implementácie na mieru. V opačnom prípade môžeme ihneď pristúpiť k aktivácii.

Naplno aktívna služba wflow.com

Naplno aktívna služba wflow.com

Po kontrole funkčnosti prenosu dát medzi wflow.com a Vašim účtovným systémom je všetko pripravené na používanie. V prípade potreby pomôžeme aj s vysvetlením funkcionalít Vašim zamestnancom.

wflow.com automatizuje účtovníctvo bez zmeny Vašeho účtovného systému.
Pre správne fungovanie sa potrebuje napojiť na Váš účtovný systém a vytvoriť si s ním komunikačný most.

Implementácia je jednoduchá.
Ak vlastníte jeden z našich prednastavených účtovných systémov. V opačnom prípade Vám navrhneme implementáciu vrátane vytvorenia komunikačného mosta priamo pre Váš účtovný systém. Môžete využiť prepojenie cez ISDOC alebo API.

Začať používať wflow.com je jednoduché.
Okrem nízkych alebo žiadnych nákladov na implementáciu nie je na Vašej strane vyžadovaná žiadna ďalšia investícia (hardvér, softvér). Stačí bežný počítač, notebook alebo mobil s internetovým pripojením.

O wflow.com

Kto sme

Sme technologická firma. Sme nadšenci do digitalizácie a účtovníctva. Neustále hľadáme možnosti, ako obmedziť administratívne práce a udržať si dostatok času pre tých skutočne dôležité činnosti. V našich produktoch spájame dlhoročné skúsenosti v programovaní účtovných systémov, riadenia IT projektov a spracovanie samotného účtovníctva.

Čo robíme

Automatizujeme a zjednodušujeme účtovné procesy. Pomáhame firmám digitalizovať účtovníctva a zrýchliť schvaľovanie, zaúčtovanie a následnú archiváciu dokladov. wflow.com ušetrí 40 až 80% manuálne práce s dokladmi a s tým súvisiacich nákladov. Komfortné cloudové riešenie ponúka okamžitý prehľad a kontrolu dostupnú odkiaľkoľvek.

S čím mi pomôže wflow.com

Automatizovaný príjem dokladov, online schvaľovanie

  • Príjem dokladov cez zberný e-mail, API či mobilnú aplikáciu
  • Možnosť extrahovať dáta zo súborov vo formáte ISDOC
  • Zabezpečený a transparentný príjem a odovzdávanie dokladov
  • Zrýchlenie a zjednodušenie procesu schvaľovania
  • Neobmedzený počet úrovní schvaľovacieho procesu
  • Výrazné uľahčenie obehu digitálnych dokladov vo firme
  • Rozúčtovanie nákladov až na tri controllingové objekty (stredisko, zákazka, činnosť)
  • Uzamknutie dokladov po zaúčtovaní proti neautorizovaným úpravám

Doklady vždy poruke, archivácia online

  • Dlhodobá online archivácia spĺňajúca legislatívu EÚ (eIDAS, GDPR compliant)
  • Kvalifikované elektronické podpisy a časové pečiatky pre účely auditu
  • Možnosť zaistiť doklady popiskami (metadaty) pre neskoršie dohľadanie
  • Prehľadné vyhľadávanie v archíve s využitím detailných popisov dokladov

Prepojenie s ďalšími systémami, automatické účtovanie

  • Možnosť prepojenia s akýmkoľvek účtovným systémom (ERP)
  • Automatické zaúčtovanie prijatých dokladov vrátane položiek
  • Možnosť prepojenia s akýmkoľvek systémom na vyťažovanie dát, k dispozícii sú prednastavené prepojenia s preferovanými ERP
  • Prístup k dokladom z vášho ERP priamo z portálu wflow.com

Zabezpečenie dát, riadenie práv užívateľov

  • Vysoké zabezpečenie vrátane šifrovania v štandarde internetového bankovníctva
  • Vlastné riadenie práv pre editáciu a schvaľovanie dokladov na úrovni užívateľov
  • Možnosť dvojstupňovej autorizácie s použitím mobilnej aplikácie wflow.com
Kompletná história, preukázateľnosť dokladov

Kompletná história, preukázateľnosť dokladov

  • Preukázateľná auditná stopa histórie úprav dokladov
  • Kompletná komunikácia k jednotlivým dokladom
  • Prehľadné uloženie a riadenie verzií dokladov
  • Možnosť obnovenia zmazaného dokladu (do 1 mesiaca)
  • Neustály prehľad o všetkých dokladoch (prijatých, na schválenie, zaúčtovaných)
  • Centralizácia dát pre jednoduché spätné dohľadanie

Nákupný proces, práca s objednávkou

  • Možnosť vytvárania a schvaľovania nákupných objednávok
  • Stiahnutie objednávky do PDF súboru
  • Odoslanie objednávky e-mailom dodávateľovi
  • Potvrdenie dodania služby či tovaru z objednávky
  • Automatické párovanie prijatých faktúr s objednávkami
  • Manuálne voliteľné hodnoty z číselníkov
  • Import číselníkov z vlastných súborov
Vystavovanie faktúr

Vystavovanie faktúr

  • Možnosť vytvorenia vydanej faktúry
  • Odoslanie faktúry e-mailom klientovi
  • Voliteľné hodnoty z číselníkov
  • Stiahnutie faktúry do PDF súboru

Ďalšie užitočné funkcie

  • Každý užívateľ má prístup do ľubovoľného počtu organizácií (podľa prístupových práv)
  • Webové rozhranie optimalizované pre mobily, možnosť schvaľovať doklady z mobilu
  • Česká, slovenská, nemecká a anglická jazyková mutácia
  • Vlastné mobilné aplikácie wflow.com pre prijímanie dokladov (vyfotením)
  • Možnosť co-brandingu užívateľského prostredia wflow.com logom Vašej firmy

Použité technológie a zabezpečenie

Microsoft Azure

Microsoft Azure

Vaše doklady sú vždy v bezpečí. wflow.com stojí na službách datových centier Microsoftu s najvyšším zabezpečením na trhu. Užívateľské prostredie je vďaka nim rýchle a uložené dáta vždy spĺňajú aktuálne nariadenia Európskej únie.

Šifrovanie

Šifrovanie

Pre zaistenie vysokej bezpečnosti používame technológiu 256-bitovej Advanced Encryption Standard (AES), ktorá je šifrovacím štandardom napríklad internetového bankovníctva alebo komunikácie armádnych zložiek.

GDPR compliant

GDPR compliant

Na splnenie všetkých zákonných požiadaviek nariadenia Európskej únie o GDPR využíva infraštruktúra wflow.com výhradne datové centrá Microsoftu umiestnené v rámci Európskej únie.

PaaS

Služba wflow.com využíva moderné riešenie PaaS (Platform as a Service), kedy používateľ získa online prístup k výkonnému riešeniu, ktoré ale nezaťažuje jeho počítač a nevyžaduje dokúpenie hardvéru. Výkon zaisťuje strana služby wflow.com, v našom prípade Microsoft Azure.

TLS/SSL

Komunikácia medzi užívateľom a servermi wflow.com je zabezpečená pomocou takzvaných TLS/SSL protokolov (tiež známych ako HTTPS) a opatrená certifikátom vystaveným Microsoft CA. Na overenie samotných prístupov je ďalej použitý protokol OAuth2.

SLA

Dostupnosť služby wflow.com v čase je na vysokej úrovni 99,5% garantovaného SLA (Service-level agreement). Svoje doklady tak máte kedykoľvek k dispozícii.

Georeplikácia

wflow.com využíva online georeplikáciu Microsoft Azure, ktorá zaisťuje maximálnu dostupnosť služby za všetkých okolností. Databázy wflow.com sú takmer simultánne ukladané na dvoch miestach a v prípade akéhokoľvek ohrozenia jednej z nich čerpá systém automaticky z tej druhej. Užívateľ má tak wflow.com vždy dostupný bez ohľadu na vonkajšie vplyvy.

Mobilná aplikácia

Okrem desktopového riešenia dostupného z mobilného telefónu je súčasťou služby wflow.com aj mobilná aplikácia pre iOS a Android. Tá umožňuje okrem iného pohodlné nahrávanie dokladov do systému jednoduchým vyfotením.

Dvojstupňové overenie

Pre ešte väčšie zabezpečenie je možné si aktivovať dvojstupňovú autentifikáciu užívateľa a to prostredníctvom mobilnej aplikácie wflow.com.

Vyskúšajte zadarmo

wflow pomáha s prechodom na elektronické účtovníctvo.
Nasadenie je jednoduché a rýchle.

Začať s wflow