Efektivita v účetnictví: Jak právní kancelář ARROWS transformovala své účetní procesy s wflow

Mezi českými advokátními kanceláři patří Arrows mezi průkopníky na poli AI a digitalizace. Jak konkrétně využívají wflow pro digitalizaci dokumentů a jaké výhody…

“Na konci roku 2020 jsme ve firmě rozhodli, že je čas na změnu. Chtěli jsme snížit papírování, zefektivnit provoz a přejít na moderní online systémy, které nám umožní bezpečně a efektivně spravovat naše dokumenty,” popisuje počátky partnerství s wflow Petra Hučíková, partner ve společnosti Arrows.

Proč wflow?

Hlavním cílem digitalizačního procesu bylo zrušit papírování a snížit náklady na tisk, poštu a kancelářské materiály. Kromě toho jsme chtěli zrychlit a zjednodušit proces schvalování faktur a zvýšit transparentnost našich ekonomických dokumentů. Potřebovali jsme, aby vedení mělo kdykoli přístup k datům o dodavatelích a souhrnným číslům.

Jak to fungovalo dříve?

“Před zavedením wflow byl účetní proces v Arrows velmi zdlouhavý. Všechny účtenky a faktury jsme sbírali na recepcích po celé České republice. Na konci měsíce jsme začali urgovat všechny, kdo ještě nedodal doklady, a kompletovali je. Dokumenty se pak 1x za měsíc posílaly do našeho back office v Hradci Králové, kde je účetní manuálně zpracovávaly. Účetní oddělení mělo mezi 7. a 21. dnem v podstatě noční směny, aby všechno stihlo do termínu DPH. Já jsem mohla začít statisticky zpracovávat ekonomická data až po 25. dni, což znamenalo velké zpoždění,” popisuje dřívější proces plný papírování Petra Hučíková, která je mimo jiné i teamleader Arrows pro zavádění AI nástrojů.

Jak wlow v Arrows pomohlo?

Díky wflow nyní existuje průběžná evidence přijatých faktur a pokladních dokladů. Všechny doklady se exportují do účetního systému Pohoda, což Arrows umožňuje finalizovat ekonomické výsledky do 13. dne v měsíci dle požadavku majoritního vlastníka v Německu.

wfow také výrazně zefektivnil proces schvalování faktur. Dříve v Arrows využívali online excelové tabulky s hypertextovými odkazy na faktury, což bylo velmi neefektivní. Nyní díky mobilní aplikaci wflow doklady do účetnictví fotí/skenují a posílají přímo do systému, kde jsou schvalovány. wflow umožňuje vytěžování pokladních dokladů, což dříve v systému Arrows nebylo možné.

<aside>💡 o 12 dní kratší je proces sběru faktur v Arrows díky implementaci wlow

</aside>

Digitalizace jako cesta efektivity a růstu

Díky wflow jsou v rozhodovacím procesu v Arrows denně k dispozici aktualizovaná data o dokladech, což výrazně zrychlilo práci. “Tento nástroj nám umožnil být efektivnější a flexibilnější. Od zavedení wlow jsme zvýšili obrat o 240 % za posledních šest let, což znamená, že jsme zvládli růst s požadavky na detailní analytiku a minimálním personálním přírůstkem,” popisuje Petra Hučíková z Arrows.

Implementace a překonání překážek

Zavedení wlow nebylo bez problémů. Účetní oddělení bylo zpočátku skeptické a mělo nedůvěru k přechodu do online prostředí. Postupně se však ukázalo, že wflow výrazně zefektivňuje jejich práci a umožňuje Arrows růst bez nutnosti nabírání nových lidí.

“Celý proces zavádění nových nástrojů byl náročný, ale výsledky ukazují, že to stálo za to. Dnes jsme moderní firmou, která využívá efektivní nástroje pro správu ekonomických dokumentů, což nám umožňuje být konkurenceschopní a flexibilní,” uzavírá Hlučíková.

‍