Všeobecné obchodní podmínky

‍Všeobecné obchodní podmínky jsou platné od 1. 12. 2024.

1. Podmínky poskytování služeb

1.1. Tyto podmínky poskytování služeb (dále jen „Podmínky“) představují dohodu mezi Vámi (dále jen „vy“ nebo „Zákazník“) a společností wflow.com Czech Republic s.r.o., IČO: 072 12 241, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka: C 295488 (dále jen „wflow“ nebo „my“). wflow je online platforma nabízející svým uživatelům („Zákazníci“) bezpečný přenos a oběh účetních dokladů a jejich spolehlivou a bezpečnou archivaci. Abyste mohli používat naše webové stránky wflow.com (dále jen „Webové stránky“) a všechny přidružené webové stránky, včetně mobilních webových stránek a aplikací, které vlastníme a provozujeme my, naši předchůdci nebo právní nástupci nebo naše přidružené společnosti (souhrnně „Platforma“), a používat všechny služby, aplikace, software, funkce a produkty, které jsou přístupné prostřednictvím Platformy a které odkazují na tuto Smlouvu, ať už jsou poskytovány námi nebo našimi přidruženými společnostmi (souhrnně „Služby“), musíte si tyto Podmínky přečíst, souhlasit s nimi, vzít je na vědomí a přijmout je. Vaše Smlouva s námi zahrnuje také Zásady ochrany osobních údajů dostupné na adrese https://www.wflow.com/gdpr a Zásady používání souborů cookies dostupné na adrese https://wflow.com/cs/cookies.

1.2. Podpisem, jiným potvrzením Cenové nabídky nebo kliknutím na tlačítko souhlasu s Podmínkami, když je vám tato možnost zpřístupněna, uzavíráte s wflow smlouvu o užívání Služby (dále také „Smlouva“), jejíž součástí jsou Podmínky. Používáním našich Služeb potvrzujete, že jste si tyto Podmínky přečetli, porozuměli jim a souhlasíte s nimi. Pokud těmto Podmínkám nerozumíte, nepřijímáte je nebo s nimi nesouhlasíte, nejste oprávněni Služby používat.

1.3. wflow si vyhrazuje právo dle vlastního uvážení kdykoli v přiměřeném rozsahu změnit, upravit, přidat nebo odstranit části těchto Podmínek, zejména v případě změn právních předpisů nebo smluv se svými dodavateli. Změny vám budou oznámeny e-mailem nebo oznámením v Platformě. Změny nabývají účinnosti k uvedenému datu, které bude alespoň 30 dní ode dne oznámení změn, a vztahují se na veškeré následné užívání Služby.

1.4. Pokud se změnou nesouhlasíte, můžete Smlouvu vypovědět s účinností po uplynutí 1 měsíční výpovědní doby, která začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi, přičemž výpověď musí být wflow doručena před datem účinnosti změny. V případě výpovědi podle tohoto odst. platí po výpovědní dobu aktuálně platné Podmínky. Vaše další používání Služeb po nabytí účinnosti změn znamená, že tyto změny přijímáte a souhlasíte s nimi.

2. Zákaznický účet

2.1. Při vytváření účtu nám musíte v dobré víře poskytnout přesné informace a zároveň se zavazujete, že je budete udržovat aktualizované, pokud se změní. Vytvořením účtu jménem společnosti nám zaručujete, že máte veškerá potřebná oprávnění k tomu zavázat tuto společnost k těmto Podmínkám (dále jen „Účet“).

• Jméno;
• E-mailovou adresu společnosti;
• Název společnosti;
• Telefonní číslo;
• Heslo.

2.3. Jste zodpovědní za bezpečnost vašeho Účtu a za veškerou aktivitu na Účtu v době, kdy je na Účtu někdo přihlášen. Pokud se domníváte, že byl váš Účet napaden, neprodleně nás kontaktujte na adrese support@wflow.com.

3. Zákaznici

3.1. Vy jako Zákazník nebo jakýkoli koncový uživatel, kterému udělíte přístup ke svému Účtu, jste oprávněni používat Služby uvedené v Cenové nabídce dále specifikované v čl. 8 těchto Podmínek (dále jen „Uživatelé“).

3.2. Při vytváření Účtu budete muset nastavit své přihlašovací údaje. Pokud vám Účet vytvoříme, zašleme vám pozvánku, po jejímž rozkliknutí budete vyzváni k vytvoření přihlašovacích údajů.  

3.3. Seznam Uživatelů můžete aktualizovat tak, že nám zašlete e-mail na adresu: sales@wflow.com.  

4. Odstranění a pozastavení Účtu

4.1. Pokud si přejete svůj Účet trvale odstranit, kontaktujte nás prosím e-mailem na adrese support@wflow.com.

4.2. Váš Účet můžeme kdykoli smazat nebo pozastavit podle vlastního uvážení.  

4.3. Tyto Podmínky zůstávají v platnosti, i když už u nás nemáte Účet.  

5. Rozsah služeb

5.1. Služby, které vám wflow může poskytnout, zahrnují mimo jiné nahrávání účetních dokladů, vytěžování dat, propojení s jinými systémy, schvalování faktur a ukládání těchto dokladů. Úplný rozsah služeb je uveden na našich Webových stránkách.

5.2. Společnost wflow si vyhrazuje právo aktualizovat, měnit nebo ukončit určité funkce poskytovaných Služeb podle vlastního uvážení. Pokud by společnost wflow odstranila některou funkci bez náhrady a taková změna měla podstatný vliv na poskytované Služby, pokusíme se vás o tom informovat předem, pokud to bude možné. V takovém případě můžete Smlouvu vypovědět s účinností po uplynutí 1 měsíční výpovědní doby, která začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi, přičemž výpověď musí být wflow doručena do 1 měsíce od provedení změny.

5.3. wflow se zavazuje poskytovat Zákazníkovi službu hot-line (help-desk) od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00 hodin s výjimkou státních svátků v České republice na adrese support@wflow.com nebo prostřednictvím platformy INTERCOM integrované na Webové stránce.

5.4. Předplatné období začíná datem uvedeným ve smlouvě, a pokud není uvedeno, tak dnem převzetí Služby Zákazníkem. Zákazník je povinen převzít zprovozněnou Službu s výhradami, nebo bez výhrad. K převzetí dochází, jakmile nastane některá z následujících skutečností:

5.4.1. potvrzení Objednatele, že je Služba zprovozněna v pořádku, nebo
5.4.2. uplynutí 3 pracovních dnů od dokončení admin školení (případně pokud Zákazník sdělí, že o admin školení nemá zájem, tak uplynutí 3 pracovních dnů od zaslání oznámení o dokončení implementace, které wflow může Zákazníkovi zaslat i e-mailem), pokud Zákazník v této lhůtě nevytkne žádné výhrady bránící užívání wflow.

5.5. Případné výhrady týkající se zprovoznění Služby může Zákazník vytknout písemně e-mailem zaslaným na sales@wflow.com. Pokud v uvedené lhůtě a na uvedenou adresu Zákazník nezašle své výhrady, tak zprovoznění Služby akceptuje bez výhrad a je povinen začít platit za užívání Služby.

6. Povinnosti týkající se uživatelského obsahu dle nařízení EU

6.1. Za veškerou činnost na vašem Účtu nesete odpovědnost vy. Svůj Účet můžete používat způsobem, který lze považovat za přiměřený, obvyklý a který nezneužívá práva nebo oprávněné zájmy společnosti wflow nebo třetích stran. Mimo jiné je tak nesmíte v rámci užívání Služeb nahrávat dokumenty, které jsou nezákonné nebo irelevantní, dále je zakázáno zneužívat koncové body API odesíláním zbytečných dotazů. Účet je spojen s vámi a nesmí být používán jiným subjektem, prodán jinému subjektu nebo převeden na jiný subjekt. Porušení tohoto odstavce se považuje za podstatné porušení této Smlouvy.

6.2. Pokud na vašem Účtu zjistíme obsah, který porušuje tyto Podmínky, můžeme takový obsah podle vlastního uvážení odstranit nebo vám na přiměřenou dobu a po vydání předchozího upozornění pozastavit poskytování Služeb a přístup k Uživatelskému účtu. Dále pokud oznamovatel, kterým můžete být vy nebo jiný Uživatel (dále také „Oznamovatel“), často podává zjevně neodůvodněné oznámení, může mu wflow po vydání předchozího upozornění pozastavit vyřizování oznámení. Při rozhodování v těchto případech zohlední wflow počty položek zjevně nezákonného obsahu nebo zjevně nepodložených oznámení podaných v určitém období, jejich podíl ve vztahu k celkovému počtu informací či oznámení, závažnost zneužití, povahu nezákonného obsahu, důsledky takového zneužití a úmysl příjemce služby, osoby, subjektu nebo stěžovatele, je-li možné jej vyvodit.

6.3. wflow přijímá veškerá oznámení obsahující informace o výskytu uživatelského obsahu (zejména fotografie, videa, texty recenzí) v rámci Platformy, který Oznamovatel (např. Uživatel) považuje za nezákonný. Oznamovatel může oznámení zaslat wflow na e-mailovou adresu support@wflow.com. wflow umožňuje, aby oznámení obsahovalo alespoň tyto informace:

6.3.1.   dostatečně podložené vysvětlení důvodů, proč oznamovatel tvrdí, že dotčený obsah je nezákonný,
6.3.2. jednoznačný údaj o přesném elektronickém umístění obsahu, například přesnou adresu URL, a v případě potřeby dodatečné informace umožňující identifikovat nezákonný obsah v závislosti na jeho typu,
6.3.3.   jméno nebo název osoby podávající oznámení a její e-mailovou adresu, to neplatí, pokud oznamujete obsah, o kterém máte za to, že představuje trestný čin uvedený v článcích 3 až 7 směrnice 2011/93/EU,
6.3.4.   prohlášení potvrzující, že se osoba nebo subjekt podávající oznámení v dobré víře domnívá, že informace a tvrzení obsažené v oznámení jsou přesné a úplné.

6.4. Pokud oznámení obsahuje elektronické kontaktní informace osoby podávající oznámení, wflow zašle Oznamovateli bez zbytečného odkladu potvrzení o obdržení oznámení. Bez zbytečného odkladu ho též uvědomí o svém rozhodnutí s ohledem na informace, jichž se oznámení týká, a poskytne mu informace o dostupných možnostech nápravy v souvislosti s tímto rozhodnutím. Pokud se wflow dozví o protiprávní činnosti, nezákonném obsahu nebo obsahu neslučitelném s Podmínkami, může přijmout opatření k jeho odstranění nebo ke znemožnění přístupu k němu. Případně může wflow Uživateli uložit omezení spočívající v přiřazení horší pozice obsahu ve vyhledávání, pozastavení, ukončení nebo jiném omezení peněžních plateb, pozastavení nebo ukončení poskytování Služby takovému Uživateli nebo pozastavení nebo zrušení Uživatelského účtu. V takovém případě poskytne wflow všem dotčeným Uživatelům jasné a konkrétní odůvodnění takového omezení. Pokud ale obsah vyhodnotí jako souladný s právními předpisy a Podmínkami, může také rozhodnout, že proti obsahu nezakročí.

7. Objednávka, Cenová nabídka a Cena

7.1. Ceny uvedené na našich webových stránkách jsou ilustrativní a nejsou pro společnost wflow závazné.  

7.2. Služby si můžete objednat vyplněním formuláře nebo vyžádáním telefonického hovoru na našich Webových stránkách nebo nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese sales@wflow.com (dále jen „Objednávka“). Po odeslání Objednávky vám zašleme Cenovou nabídku („Cenová nabídka“), v případě Vaší žádosti spolu s návrhem smlouvy. Cenová nabídka bude zahrnovat objednané Služby a bude platná po stanovenou dobu. Pokud máte zájem Cenovou nabídku přijmout, vraťte ji podepsanou nebo ji jinak potvrďte ve stanovené lhůtě. Přijatá Cenová nabídka tvoří součást Smlouvy a řídí se těmito Podmínkami.

7.3. Celková výše ceny, kterou jste povinni zaplatit společnosti wflow, bude záviset na celkovém součtu aktivních uživatelů, organizací, počtu vytěžených dokumentů a dalších jednotek v daném předplatném období a řídí se Cenovou nabídkou („Cena“).

7.4. Pokud si přejete změnit počet aktivních uživatelů/organizací, můžete tak učinit ve svém účtu nebo nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese support@wflow.com. Pravidla pro změny uživatelů/organizací jsou uvedena v aktuálním ceníku dostupném na https://www.wflow.com/cenik, tato pravidla jsou závazná

7.5. Všechny ceny jsou uvedeny bez DPH a k Ceně bude vždy připočtena DPH v souladu s platnými právními předpisy.

7.6.  Společnost wflow může podle svého uvážení měnit ceny, zavést nové poplatky nebo zvýšit ceny. Případné změny vám budou oznámeny e-mailem nebo oznámením v Platformě a nabudou účinnosti počátkem příštího předplatného období. Odst. 1.4. Podmínek se uplatní obdobně s tím, že případná výpověď musí být wflow doručena před datem zahájením příštího předplatného období. Výjimku tvoří situace, kdy si navyšujete počet uživatelů nebo jiných metrik, v takovém případě platí nové ceny pro všechny uživatele a jiné metriky dokoupené po oznámení změny cen již od okamžiku jejich dokoupení, nikoliv až od příštího předplatného období.

7.7. Nad rámec předchozích ujednání, Cena se každý rok vždy k 1. březnu nebo jinému datu určenému společností wflow automaticky navyšuje o míru inflace vyjádřenou přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen za uplynulý kalendářní rok vyhlášenou Českým statistickým úřadem. Pokud Český statistický úřad přestane tento údaj vyhlašovat, tak bude využit údaj, který ho nahradí, nebo který se mu bude nejvíce blížit. Navýšení se zaokrouhlí na celé desetikoruny nahoru. Navýšení se uplatní pouze, pokud míra inflace překročí od posledního navýšení ceny dle tohoto odstavce 5 %.

8. Platby

8.1. Cena může zahrnovat určitý počet vytěžených dokumentů / časových razítek / organizací / uživatelů / místa na úložišti / jiných jednotek pro předplatné období. Jste povinni zaplatit předplatné, i když nevyužijete všechny jednotky. V takovém případě nevyužité jednotky propadají bez náhrady. V případě ukončení Smlouvy se cena za nevyužité jednotky nevrací.

8.2. Pokud v některém období překročíte sjednaný počet jednotek, zaplatíte poplatek za nadměrné užívání. Poplatky za nadměrné užívání jsou splatné společně s další fakturou, nicméně wflow je může kdykoli fakturovat samostatně.

8.3. Součástí Smlouvy je ujednání o zvoleném předplatném období. Pokud se výslovně nedohodneme jinak, tak je předplatné splatné předem na základě faktury vystavené před zahájením nebo na začátku každého předplatného období za Služby poskytované v takovém období.

8.4. Pokud se dostanete do prodlení s platbou jakékoliv dlužné částky, může vám wflow naúčtovat smluvní pokutu z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení.

9. Zabezpečení

9.1. Jakákoli databáze, která se skládá z údajů zadaných Zákazníkem při používání poskytovaných Služeb, je majetkem Zákazníka a Zákazník odpovídá za její obsah („Data“). Účelem Platformy je pouze usnadnit Zákazníkovi používání Dat a wflow nenese odpovědnost za žádné škody vzniklé v důsledku jakéhokoli porušení bezpečnosti nebo integrity Dat ze strany Zákazníka.  

9.2. Společnost wflow vynaloží přiměřené úsilí k řádnému zabezpečení Dat proti ztrátě, narušení nebo neoprávněnému přístupu v souladu se standardní praxí. Zabezpečení Dat je realizováno na úrovni Platformy s využitím standardní ochrany proti útokům (např. komunikace se serverem je šifrována bezpečnostním certifikátem SSL, přihlášení do aplikace probíhá prostřednictvím protokolu OAuth 2.0, data na serverech jsou šifrována 256bitovým algoritmem AES). Platformu hostujeme u předního poskytovatele profesionálních služeb infrastruktury B2B a přijímáme nezbytná opatření, abychom minimalizovali riziko jakéhokoli narušení bezpečnosti nebo integrity Dat.  

9.3. Vzhledem k tomu, že Platforma je cloudový nástroj určený mimo jiné k práci s daty, může společnost wflow jako zpracovatel pro Zákazníka při plnění Smlouvy zpracovávat osobní údaje třetích osob, které Zákazník do Platformy nahrál nebo je prostřednictvím ní shromáždil („Osobní údaje“). Toto zpracování se řídí smlouvou o zpracování osobních údajů, jejíž obsah tvoří přílohu č. 1 těchto Podmínek, a stává se tak nedílnou součástí Smlouvy. Odpovídáte za to, že jste oprávněni wflow předat veškerá vaše data a že jejich užíváním a zpracováním za účelem poskytování Služby nedojde k porušení práv třetích osob, zejména práv duševního vlastnictví, práv na ochranu soukromí nebo povinností stanovených právními předpisy. Musíte informovat osoby, jejichž osobní nebo jiné údaje wflow předáte za účelem poskytování Služby, o takovém předání údajů wflow jakožto zpracovateli, případně získat souhlas s takovým předáním osobních údajů, pokud je to nezbytné.

10. Duševní vlastnictví

10.1. Společnost wflow investovala značné úsilí a zdroje do vývoje svého duševního vlastnictví, mimo jiné do Platformy, Služeb a jakéhokoli dalšího softwaru, vlastností, funkcí, designu, autorských děl jakéhokoli druhu, informací nebo jiných materiálů, které vám zpřístupnila („Duševní vlastnictví“). wflow vám tímto poskytuje právo používat Duševní vlastnictví pro účely používání Služeb a/nebo Platformy „tak, jak je“ na nevýhradní bázi, bez jakýchkoli jiných záruk než těch, které jsou uvedeny v těchto Podmínkách, a to po dobu poskytování Služeb. Zároveň s tímto berete na vědomí a souhlasíte s tím, že veškeré Duševní vlastnictví zůstává výhradním vlastnictvím společnosti wflow a jejich dodavatelů a v žádném okamžiku nezískáváte jiná práva než ta, která vám jsou výslovně udělena těmito Podmínkami, pokud k tomu wflow nedá předem písemný souhlas. wflow si vyhrazuje právo odstranit přístup Zákazníka k jakémukoli Duševnímu vlastnictví po ukončení poskytování Sužeb.  

10.2. Dále se zavazujete, že se nebudete pokoušet o zpětné inženýrství nebo jakýkoli jiný přístup ke zdrojovému kódu jakéhokoli Duševního vlastnictví. Bez ohledu na toto omezení nesmíte obcházet technické ochrany nebo jiná omezení spojená s Platformou nebo Službami, s výjimkou případů, kdy je taková činnost výslovně povolena příslušnými právními předpisy. Nesmíte používat Duševní vlastnictví k vytváření jakéhokoli softwaru, který je podobný Službám. Nesmíte obcházet žádná technologická ochranná opatření ve Službách a/nebo Platformě nebo ochranná opatření s nimi související a dále nesmíte umožnit přístup ke Službám neautorizovaným aplikacím třetích stran.

10.3. Pokud nám poskytnete zpětnou vazbu ke Službám, například doporučení na vylepšení nebo funkce, nebude taková zpětná vazba považována za důvěrnou a chráněnou a implementace této zpětné vazby je vlastnictvím wflow a může se stát součástí našeho Duševního vlastnictví, aniž by vám za to byla poskytnuta náhrada.

10.4. Každá ze stran této Smlouvy má právo používat na svých webových stránkách a ve svých marketingových materiálech logo a název druhé strany a uděluje této druhé straně v tomto rozsahu odvolatelnou licenci.

11. Důvěrné informace

11.1.wflow i Zákazník souhlasí s tím, že veškeré finanční, obchodní a technické informace (např. obchodní a marketingové plány a strategie, obchodní vztahy, informace o dodavatelích a zákaznících, zdrojové kódy a obchodní tajemství), včetně jakýchkoli informací sdělených společností wflow nebo Zákazníkem nebo jejich jménem v souvislosti s poskytováním Služeb, které jsou takové povahy, že by měly být důvodně považovány za důvěrné a citlivé, představují „Důvěrné informace“ každé strany. Důvěrné informace wflow zahrnují cenové podmínky Smlouvy. Důvěrné informace nezahrnují data související s užíváním Služby, včetně statistických a výkonnostních informací souvisejících s provozem Služby, které užíváme v anonymizované podobě. Uzavřením Smlouvy, případně okamžikem vytvoření takových dat, nám postupujete práva vztahující se k datům dle předchozí věty.

11.2. wflow a Zákazník prohlašují a zaručují, že budou Důvěrné informace uchovávat v tajnosti a učiní veškerá přiměřená opatření, aby zabránili neoprávněnému přístupu k nim, a že je nebudou zveřejňovat ani používat, s výjimkou plnění svých povinností a výkonu svých práv podle této Smlouvy.  

11.3. Výše uvedené povinnosti se nevztahují na Důvěrné informace, které jsou (a) jejich příjemcům již prokazatelně dříve známé bez jakéhokoli omezení; (b) prokazatelně a oprávněně poskytnuté příjemcům třetí stranou bez jakéhokoli bez omezení; (c) obecně dostupné veřejnosti bez porušení těchto Podmínek; (d) jím nezávisle vyvinuté bez odkazu na Důvěrné informace zveřejnitele nebo bez jejich použití; nebo (e) použité nebo zveřejněné s výslovným souhlasem zveřejnitele.  

11.4. Pokud je příjemce povinen zveřejnit Důvěrné informace na základě soudního nebo správního řízení nebo příkazu, je povinen co nejdříve a před jakýmkoli takovým zveřejněním poskytnout druhé straně dostatečné oznámení a přiměřenou pomoc, aby mohla takový požadavek nebo příkaz napadnout, pokud tak chce učinit.  

11.5. Povinnosti podle tohoto článku zůstávají v platnosti i po ukončení této Smlouvy po dobu tří (3) let.  

12. Aplikace třetích stran

12.1. Pro přihlášení do uživatelského účtu a využívání případných dalších funkcí můžete wflow udělit přístup ke svým účtům třetích stran, jako jsou Google. Přístup wflow k těmto účtům můžete kdykoli zrušit pomocí stránky nastavení zabezpečení příslušné třetí strany.

12.2. V rozsahu, v jakém lze prostřednictvím Platformy přistupovat k jakýmkoli službám, nástrojům nebo obsahu poskytovaným třetími stranami (dále jen „Třetí strany“), platí podmínky Třetích stran a používáním Platformy výslovně prohlašujete, že s jejich podmínkami souhlasíte. Například aplikace Rossum nebo Dativery jsou integrovány do Platformy a jejich podmínky užívání najdete na adrese https://drive.google.com/file/d/1Lr4WbcK216CGk_r9mjyNLWkSVV42udbM/view, resp. https://www.dativery.com/cs/spolecnost/terms/. Ostatní Třetí strany jsou uvedeny na Webových stránkách.

12.3. wflow nemá kontrolu nad fungováním Třetích stran. Proto berete na vědomí a souhlasíte s tím, že wflow nenese odpovědnost za škody způsobené používáním nebo spoléháním se na obsah nebo služby Třetích stran. V případě, že dojde k problému u Třetích stran, tak můžete uplatnit práva vyplývající z obchodních podmínek těchto Třetích stran.

13. Omezení odpovědnosti

13.1. wflow nenese odpovědnost za ušlý zisk způsobený v souvislosti s výpadky a jinými problémy se Službami. Celková odpovědnost wflow vyplývající z této Smlouvy nebo s ní související je omezena na částku odpovídající Ceně, kterou jste nám zaplatili za užívání Služeb během čtyř (4) měsíců bezprostředně předcházejících datu události, která vedla ke vzniku nároku, nejvýše však do částky ve výši 50 000 Kč. Existence více než jednoho nároku tento limit nezvyšuje. Výslovně se vzdáváte práva na náhradu škody v rozsahu převyšujícím tuto částku.

13.2. Abychom předešli jakýmkoli pochybnostem, neodpovídáme za zákonnou archivaci dat a důrazně vám doporučujeme pravidelně zálohovat veškerá Data obsažená ve vašem Účtu.

13.2. Pro účely tohoto článku jsou výrazy „my“ a „naše“ (a další použití první osoby množného čísla) definovány tak, že zahrnují naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti, vedoucí pracovníky, jednatele, zaměstnance, zástupce, konzultanty a poskytovatele služeb třetích stran.

14. Upozornění

14.1. Máme právo provádět změny a aktualizovat veškeré informace obsažené na naší Platformě bez předchozího upozornění. Snažíme se o co nejpřesnější popis každé Služby nabízené na Platformě. Nezaručujeme však, že specifikace Služeb, Ceny nebo jiný obsah poskytovaný na naší Platformě jsou úplné, přesné, spolehlivé, aktuální nebo bezchybné, a neneseme za ně žádnou odpovědnost v maximálním rozsahu povoleném právními předpisy.

14.2. Pokud se výslovně nedohodneme jinak, tak Platforma a Služby na ní jsou poskytovány „tak, jak jsou“ a „tak, jak jsou dostupné“ a bez jakýchkoli záruk. Jakákoli záruka prodejnosti, vhodnosti pro určitý účel, neporušování práv nebo jakákoli jiná záruka je vyloučena v maximálním rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy. Pokud se dohodneme na poskytnutí záruky na Služby, nevztahuje se taková záruka na problémy vyplývající z nebo související s událostmi mimo kontrolu wflow.

14.3. Zřeknutí se odpovědnosti podle tohoto článku se vztahuje také na naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti a poskytovatele služeb třetích stran.

15. Odškodnění

15.1. V rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy nás odškodníte za veškeré ztráty a závazky, včetně poplatků za právní zastoupení, které vyplývají z těchto Podmínek nebo souvisejí s vaším používáním našich Služeb a/nebo Platformy. Vyhrazujeme si právo výlučné kontroly nad vymáháním a obhajobou jakýchkoli nároků, na které se vztahuje tento článek. Pokud se rozhodneme toto právo uplatnit, souhlasíte s tím, že nám poskytnete veškerou potřebnou součinnost.

15.2. Vaše povinnost odškodnit nás podle tohoto článku se vztahuje také na naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti, vedoucí pracovníky, jednatele, zaměstnance, další zástupce a poskytovatele služeb třetích stran.

16. Doručování

16.1. Oznámení nebo jiné sdělení se považuje za řádně učiněné a účinné, pokud:

16.1.1. bylo odesláno na e-mailovou adresu druhé strany, souhlasíte s tím, že vám můžeme zasílat oznámení na e-mailovou adresu zadanou při vytváření Uživatelského účtu, pro zasílání newsletteru, nebo jinou e-mailovou adresu, prostřednictvím které s námi komunikujete; nebo
16.1.2. druhá strana doručení zmařila nebo odmítla.

16.2. Pokud lze za den doručení podle výše uvedených pravidel považovat více než jeden den, je dnem účinného doručení ten den, který nastane dříve.

17. Doba trvání a ukončení Smlouvy

17.1. Pro roční a víceleté předplatné platí:

17.1.1. tyto předplatné jsou poskytovány za zvýhodněnou cenu; pokud si vyberete roční nebo víceleté předplatné, tak souhlasíte s tím, že vzhledem ke zvýhodněné ceně Smlouvu nemůžete vypovědět dříve než před uplynutím předplatného období a platba se nevrací.
17.1.2. předplatné období se po uplynutí automaticky obnovuje o další předplatné období o stejné délce, a to i opakovaně. K obnově nedojde, pokud některá ze stran písemně oznámí (včetně e-mailu) druhé straně nejpozději poslední den aktuálního předplatného období svůj záměr ukončit Smlouvu. V takovém případě ukončíme poskytování Služby k poslednímu dni předplatného období.

17.2. Pro měsíční předplatné platí:

17.2.1. předplatné období se po uplynutí automaticky obnovuje o další předplatné období o stejné délce, a to i opakovaně. Kterákoliv strana může Smlouvu vypovědět bez udání důvodu, výpověď musí být zaslána písemně (včetně e-mailu) druhé straně. Výpovědní doba je 3 měsíce a začíná běžet prvním dnem předplatného období (měsíce) následujícího po doručení výpovědi druhé straně. Po celou výpovědní dobu jste povinni společnosti wflow řádně hradit Cenu a wflow je povinna vám poskytovat Služby.
17.2.2. minimální délka užívání Služby činí 3 měsíce. Kratší dobu vám z důvodu počáteční investice spojené s implementací nemůžeme nabídnout.

17.3. Pokud Smlouva neuvádí jinak, tak jste si zvolili měsíční předplatné období.

17.4. Kterákoliv strana může od Smlouvy také odstoupit, pokud druhá ze stran podstatně poruší Smlouvu a takové porušení není schopna napravit, nebo je schopna napravit, ale zůstane nenapraveno 30 dní po obdržení písemného oznámení o takovém porušení.

17.5. Nad rámec jiných případů vyplývajících ze Smlouvy nebo právních předpisů může wflow přístup ke Službě vám nebo kterémukoliv Uživateli pozastavit nebo ukončit s okamžitým účinkem, aniž by jí z toho vznikly jakékoli povinnosti nebo odpovědnost, pokud:

17.5.1. wflow obdrží příkaz soudu nebo orgánu veřejné moci, který jí ukládá tak učinit, nebo pokud zjistí, že orgán státní správy nebo jiný orgán se zákonnou pravomocí zavedl nový, nebo upravil stávající, zákon, pravidlo, nařízení, výklad nebo rozhodnutí, v jehož důsledku by bylo plnění kterékoli části Smlouvy ze strany wflow protiprávní nebo jinak nezákonné,
17.5.2. nedodržujete Smlouvu, porušujete právní předpisy, užíváte Službu nad rámec udělených práv nebo k účelu, který Smlouva nepovoluje, podílíte se na podvodných nebo nezákonných činnostech,
17.5.3. se dostanete do úpadku nebo hrozícího úpadku ve smyslu právních předpisů účinných ke dni výpovědi, podáte návrh na zahájení insolvenčního řízení proti své osobě (dlužnický návrh), nebo vstoupíte do likvidace, nebo
17.5.4. nezaplatíte jakoukoliv částku splatnou wflow ve lhůtě splatnosti, a toto nenapravíte ani do 5 dní poté, kdy vás vyzveme k úhradě.

17.6. Ukončením Smlouvy nezanikají závazky a nároky stran, které v souladu se Smlouvou a platnými právními předpisy trvají i po ukončení Smlouvy. Pro vyloučení jakýchkoli pochybností se jedná zejména o práva duševního vlastnictví, povinnosti týkající se důvěrnosti a ochrany údajů, peněžité nároky a nároky na náhradu škody. Pokud ukončíte Smlouvu podle odst. 17.4, budete zproštěni povinnosti zaplatit předplatné připadající na období po datu účinnosti takového ukončení, ve všech ostatních případech se všechny ceny a jiné poplatky, které by se staly splatnými, pokud by Smlouva zůstala v platnosti až do uplynutí aktuálního platebního období, stanou okamžitě splatnými a jste povinni je spolu se všemi dříve vzniklými, ale dosud nezaplacenými částkami zaplatit po obdržení faktury.

17.7. Po ukončení Smlouvy poskytne společnost wflow Zákazníkovi možnost dlouhodobé archivace a/nebo jednorázové zálohy dat dle aktuálního ceníku, a to běžně používaném databázovém formátu.

18. Řešení sporů a rozhodné právo

18.1. Tyto Podmínky se řídí a vykládají v souladu s právem České republiky. Použití kolizních norem je vyloučeno.

18.2. Strany budou v první řadě usilovat o smírné vyřešení případných sporů vyplývajících z těchto Podmínek. Pokud se spor nepodaří vyřešit smírnou cestou, podléhá každý takový spor výlučné pravomoci příslušných soudů České republiky.

19. Různé

19.1. Tyto Podmínky a zásady představují úplnou dohodu mezi vámi a námi a nahrazují všechny předchozí smluvní vztahy.

19.2. Pokud je nebo se kdykoli stane některé ustanovení této Smlouvy nezákonné, neplatné nebo nevymahatelné v jakémkoli ohledu podle práva jakékoli jurisdikce, nebude to mít vliv na zákonnost, platnost nebo vymahatelnost jakéhokoli jiného ustanovení této Smlouvy v dané jurisdikci. Pokud by jakékoli neplatné, nevymahatelné nebo nezákonné ustanovení bylo platné, vymahatelné nebo zákonné, pokud by byla některá jeho část vypuštěna, použije se toto ustanovení s minimálními úpravami nezbytnými k tomu, aby bylo zákonné, platné a vymahatelné.

19.3. Žádné zpoždění, úkon nebo opomenutí kterékoli ze stran při uplatnění jakéhokoli práva nebo opravného prostředku se nepovažuje za vzdání se tohoto nebo jiného práva nebo opravného prostředku.

19.4. Bez předchozího písemného souhlasu druhé strany nesmí žádná strana postoupit Smlouvu třetí straně, nicméně wflow může postoupit Smlouvu jako celek její přidružené osobě i bez vašeho předchozího souhlasu (například v případě reorganizace nebo akvizice).

19.5. Nadpisy článků a odstavců nemají vliv na výklad Smlouvy.

Příloha č. 1 k Obchodním podmínkám

PODMÍNKY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tato smlouva je ve smyslu čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) uzavřena jako součást Smlouvy mezi společností wflow a Zákazníkem, která se řídí Podmínkami („DPA“). Všechny pojmy použité v Podmínkách nebo Smlouvě mají pro účely tohoto DPA stejný význam, pokud není v této DPA stanoveno jinak. DPA se týká zpracování osobních údajů, ve vztahu k nimž Zákazník vystupuje jako správce údajů (nebo další zpracovatel) a společnost wflow pro Zákazníka zpracovává osobní údaje v postavení zpracovatele (nebo dalšího zpracovatele).

1.2. Pokud je v této DPA uvedeno, že se musí určitý úkon učinit písemně, rozumí se tím e-mail, případně písemná instrukce prostřednictvím Účtu v Platformě.

2. Předmět zpracování, kategorie subjektů údajů a typ osobních údajů

2.1. V souvislosti s plněním Smlouvy bude docházet také ke zpracování osobních údajů, jak je popsáno výše v této DPA, přičemž bude se jednat o osobní údaje, které souvisí s vedením digitálního účetnictví. Zákazník může v rámci využívání Služeb vytvářet Účet pro Uživatele, ukládat dokumenty do Platformy a činit další úkony, při kterých bude docházet k činnostem zpracování ze strany společnosti wflow. Konkrétně mohou být předmětem zpracování následující kategorie osobních údajů:

2.1.1. identifikační údaje;
2.1.2. kontaktní údaje;
2.1.3. údaje o vztahu ke Třetí straně;
2.1.4. údaje obsažené v dokumentech nahraných Zákazníkem nebo Uživatelem do Platformy;
2.1.5. údaje obsažené v Účtu;
2.1.6. informace zpřístupněné wflow prostřednictvím HelpDesku;
2.1.7. další informace poskytnuté Zákazníkem nebo konkrétním Uživatelem společnosti wflow v rámci poskytování Služeb.

2.2. Subjekty údajů, o kterých budou výše uvedené osobní údaje zpracovávány, jsou:

2.2.1. Uživatelé Služby;
2.2.2. subjekty, jejichž Osobní údaje jsou uvedeny v dokumentech nahraných Zákazníkem na Platformu údaje o vztahu ke Třetí straně;
2.2.3. kontaktní osoby Zákazníka v rámci poskytování podpory.

3. Povaha a účel zpracování

3.1. Osobní údaje bude společnost wflow zpracovávat elektronicky, automatizovaně (a částečně také manuálně) a případně za použití nástrojů třetích stran, které jsou uvedeny níže jako další zpracovatelé. Rozsah činností, které bude společnost wflow s osobními údaji provádět, odpovídá rozsahu Služeb. Konkrétně se bude jednat například o:

3.1.1. shromažďování osobních údajů;
3.1.2. úpravu, změnu a strukturování osobních údajů;
3.1.3. uspořádání osobních údajů;
3.1.4. uchovávání a ukládání osobních údajů;
3.1.5. vyhledávání, třídění a zpřístupnění osobních údajů;
3.1.6. používání osobních údajů;
3.1.7. výmaz osobních údajů;
3.1.8. nahlížení na osobní údaje v souvislosti s poskytováním podpory.

3.2. Účelem zpracování je:

3.2.1. zpracování a archivace účetních dokladů pro Zákazníka;
3.2.2. správa uživatelských Účtů a jejich oprávnění;
3.2.3. zaznamenávání přístupů/změn provedených Uživateli Účtů;
3.2.4. vytěžování údajů v dokumentech nahraných Zákazníky do Platformy;
3.2.5. zajištění dalších činností, které souvisí s poskytováním Služeb a plněním povinností dle Smlouvy.

4. Doba zpracování a skončení zpracování

4.1. Osobní údaje bude společnost wflow zpracovávat po dobu trvání Smlouvy, případně po dobu, která je potřebná pro vykonání konkrétního pokynu ze strany Zákazníka či provedení konkrétního úkonu souvisejícího s poskytovanou Službou, pokud Zákazník jako správce neodstraní osobní údaje dříve.

4.2. Po skončení spolupráce a ukončení DPA, bez ohledu na způsob a důvod jejího skončení, vymaže (na všech zařízeních a nosičích mimo zařízení a nosiče ve vlastnictví Zákazníka či Třetí strany) wflow veškeré osobní údaje zpracovávané na základě DPA, pokud jejich uložení neukládá právo Evropské unie nebo České republiky. Zákazník si rovněž může zvolit další zpoplatněné služby exportu a převodu osobních údajů z Platformy. Pokud by měla společnost wflow vrátit po skončení zpracování osobní údaje, budou osobní údaje vráceny ve lhůtě a formátu určeném společností wflow.

5. Další povinnosti

5.1. Zákazník se jako správce osobních údajů zavazuje, že bude mít po celou dobu zpracování osobních údajů v Platformě platný právní základ pro příslušné zpracování a že bude plnit všechny své zákonné povinnosti vůči subjektům údajů, zejména informační povinnost. Zákazník se dále zavazuje neprodleně odstranit z Platformy osobní údaje, pro jejichž zpracování v Platformě nemá platný právní základ.

5.2. Osobní údaje nebudou předávány do zemí mimo EU, tj. do třetích zemí.

5.3. Společnost wflow se zavazuje plnit na základě DPA povinnosti stanovené v čl. 28 GDPR, konkrétně je povinna:

5.3.1. zpracovávat osobní údaje výlučně na základě doložených pokynů Zákazníka vyplývajících z DPA či Smlouvy; pro vyloučení pochybností, zpracovávání osobních údajů v souladu s poskytováním Služeb se považuje za prováděné v souladu s doloženými pokyny; za písemný pokyn se považuje také pokyn učiněný prostřednictvím Účtu Uživatelem; pro vyloučení všech pochybností, každý Uživatel je oprávněn učinit pokyny jménem Zákazníka, přičemž společnost wflow nebude zkoumat oprávněnost Uživatele jednat za Zákazníka;
5.3.2. upozornit Zákazníka, pokud se domnívá, že jeho pokyny jsou v rozporu s právními předpisy; pro vyloučení všech pochybností však výslovně Zákazník potvrzuje, že poskytování Služeb vymezených v této DPA nemůže narušit bezpečnost, důvěrnost a ochranu osobních údajů;
5.3.3. řídit se instrukcemi Zákazníka v otázkách předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, pokud toto zpracování již neukládá právo Evropské unie nebo členského státu, které se na wflow vztahuje; v takovém případě wflow před zpracováním informuje o tomto právním požadavku;
5.3.4. zajišťovat, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti; povinnost mlčenlivosti přetrvává i po ukončení DPA;
5.3.5. být Zákazníkovi nápomocen prostřednictvím součinnosti a vhodných technických a organizačních opatření, pro splnění povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů, a to nejpozději do 14 dnů ode dne, kdy takový požadavek Zákazník zašle prostřednictvím e-mailu;
5.3.6. být Zákazníkovi nápomocen, a to nejpozději do 14 dnů ode dne, kdy takový požadavek zašle prostřednictvím e-mailu, při zajišťování souladu s povinnostmi (i) zajistit úroveň zabezpečení zpracování, (ii) ohlašovat případy porušení zabezpečení osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů a případně též subjektům údajů, (iii) posuzovat vliv na ochranu osobních údajů a (iv) realizovat předchozí konzultace s Úřadem pro ochranu osobních údajů. Požadavkům Zákazníka však vždy wflow vyhoví maximálně v rozsahu informací, které má k dispozici.

5.4. V souladu s GDPR je společnost wflow povinna umožnit Zákazníkovi provádění kontrol (včetně auditů a inspekcí) a poskytnout Zákazníkovi veškeré informace nezbytné k prokázání splnění povinností stanovených v čl. 28 GDPR, a to za účelem kontroly dodržování této DPA a s tím souvisejících povinností. Jakoukoliv žádost o audit může Zákazník zaslat na e-mail support@wflow.com, přičemž elektronicky se wflow a Zákazník dohodnou na podmínkách auditu, zejména na bezpečnostních opatřeních a způsobu zajištění dodržení závazků mlčenlivosti během kontroly. Pokud nedojde k dohodě ani do 30 dnů od vznesení požadavků o provedení auditu, určí podmínky auditu wflow.

5.5. Zákazník jakožto správce uděluje wflow obecné povolení k provádění změn v zapojení dílčích zpracovatelů. Pokud vystupuje Zákazník v pozici dalšího zpracovatele, potvrzuje, že má od správce povolení k zapojení wflow jako dalšího zpracovatele. wflow bude Zákazníka informovat nejméně třicet (30) dní před přidáním nebo výměnou dílčích zpracovatelů. Zákazník může vznést námitky proti změnám týkajícím se dílčích zpracovatelů zapojených do Zpracování do deseti (10) kalendářních dnů od takového oznámení. V takovém případě budou wflow a Zákazník v dobré víře spolupracovat na vyřešení důvodů vznešení námitky. Pokud budou námitky posouzeny ze strany wflow jako důvodné, dalšího zpracovatele do zpracování nezapojí, nebo je oprávněna neposkytnout konkrétní typ Služby či ukončit vzájemný smluvní vztah se Zákazníkem v rozsahu vztahujícím se k danému zpracování.

5.6. Na zpracování Osobních údajů se jako další zpracovatelé na základě smluvního vztahu s wflow podílejí poskytovatelé uvedení v rámci Podmínek, pokud se rozhodnete je využít a také:  

Další zpracovatel

Typ činnosti zajišťované dalším zpracovatelem

Doplňující informace

Microsoft Azure

Provoz Platformy a uložení osobních údajů

Jsou využívána datová centra v Irsku a Nizozemsku.

Rossum Ltd

Část Služby, která je integrována do Platformy

Společnost je usazena v zemi s odpovídající ochranou ve smyslu čl. 45 GDPR

Intercom, Inc.

Zajištění platformy pro sběr informací v rámci helpdesku.

Společnost je zapsaná v rámci Data Privacy Framework

PDF GENERATOR API (Actual Reports OÜ)

5.7. Jakýkoli další zpracovatel zapojený do zpracování prováděného společností wflow je smluvně vázán stejnými povinnostmi jako podle této DPA.

5.8. Společnost wflow není odpovědná za újmu, která byla způsobena v souvislosti se zpracováním osobních údajů, a to včetně újmy způsobené porušením povinností dle této DPA. Veškerou újmou se rozumí i újma vzniklá v důsledku mimořádných nepředvídatelných a nepřekonatelných překážek a okolností vzniklých nezávisle na vůli wflow nebo osob oprávněných jednat jménem wflow. Pokud by i tak měla společnost wflow hradit jakoukoliv újmu, bude celková výše náhrady újmy omezená stejně jako je tomu v Podmínkách. Celková odpovědnost společnosti wflow vyplývající z DPA, Smlouvy nebo s ní související, bez ohledu na to, zda je žaloba nebo nárok založen na DPA, Smlouvě, deliktu nebo jinak, v žádném případě nepřekročí Cenu, kterou společnost wflow od Zákazníka obdržela za používání Platformy a/nebo Služeb během 4 měsíců bezprostředně předcházejících datu události, která vedla ke vzniku nároku, a nepřekročí částku ve výši 50 000 Kč. Částky limitace náhrady škody dle DPA a Smlouvy se však nekombinují (maximálně tak může nárok činit 50 000 Kč bez ohledu na to, v souvislosti s čím k újmě došlo).

5.9. Společnost Wflow je oprávněna vyúčtovat Zákazníkovi účelně vynaložené náklady spojené s vyřizováním jakékoliv žádosti a plněním jakékoliv povinnosti dle této DPA, a to hodinovou sazbou ve výši 2.000 Kč.

6. Technická a organizační opatření

6.1. Wflow se zavazuje zavést a udržovat technická a organizační opatření v souvislosti se zpracováním, a to minimálně v následujícím rozsahu:

● zabezpečené datové centrum s certifikací ISO 27001 nacházející se v EU, ve kterém jsou zavedena logická (firewall, hesla, role a oprávnění) a fyzická opatření pro kontrolu přístupu (dveře, zámky, recepce/stráž, elektronické zabezpečení, kamerový systém);

● šifrování přenášených dat Zákazníků;

● silná politika hesel v Platformě a šifrování hesel;

● povinnost mlčenlivosti všech zaměstnanců Wflow s možností přístupu k osobním údajům;

● uzavření smluv o zpracování údajů v souladu s článkem 28 GDPR se všemi zpracovateli;

● interní směrnice o ochraně údajů, včetně systému kontroly přístupu k osobním údajům;

● pravidelné automatické zálohování;

● pravidelná revize bezpečnostní koncepce.

6.2. V případě, že Wflow zjistí porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí jej Zákazníkovi písemně bez zbytečného odkladu, avšak nejpozději do 48 hodin od chvíle, kdy se o porušení zabezpečení dozví, přičemž poskytne všechny informace, které zná. Pro vyloučení všech pochybností, Wflow vynaloží přiměřené úsilí k tomu, aby poskytla informace dle čl. 33 odst. 3 GDPR, ovšem není povinna poskytnout všechny informace dle tohoto článku za předpokladu, že ji nejsou informace známy.